在官方公文体系中，“纪要” 与 “记录” 虽都围绕会议活动展开，却有着截然不同的功能定位与使用规范。准确区分并恰当运用二者，是确保公文严谨性、权威性的重要前提。

从概念本质来看，“纪要” 是对会议主要精神、议定事项的提炼概括，具有规范性、指导性和约束性。它是会议成果的结晶，经与会各方确认后，成为后续工作执行的依据，如《XX 市政府常务会议纪要》会明确项目审批、政策发布等具体决策。而 “记录” 则是对会议过程的原始、完整记载，包含发言内容、讨论细节甚至语气神态等，更注重客观性和全面性，是会议实况的 “镜像”，常用于存档备查，不具备直接的执行效力。

二者在格式与内容上也存在显著差异。“纪要” 采用正式公文格式，包含标题、文号、正文、落款等要素，正文通常以 “会议认为”“会议决定” 等表述，分条列项阐述核心内容，语言简洁凝练。例如，某次部门协调会的纪要会聚焦争议问题的解决方案，省略讨论中的过渡性发言。“记录” 格式相对灵活，一般按发言顺序实录，要求完整记录每个人的观点、建议，甚至保留口语化表达，如 “张 XX 提出：‘当前经费缺口可能影响项目进度，需尽快协调’” 。

在官方发文的使用场景中，“纪要” 多用于正式传达会议决策，下发至相关单位要求贯彻落实，如党委、政府、企事业单位通过纪要部署重点工作、规范流程。“记录” 则较少作为正式文件下发，更多作为内部资料由档案室保存，供后续查证、追溯会议原始信息，如在调查问责、历史档案研究时作为参考依据。值得注意的是，若需引用会议记录内容作为决策依据，必须先将其整理转化为纪要形式，履行审核签发程序。

所以在各类发文中，“纪要” 与 “记录” 各司其职、不可混淆。唯有精准把握二者的功能特性与使用规范，才能充分发挥公文的指导作用，保障相关工作的高效运转。

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